Schutzfristen

Archivgut, das vor weniger als 30 Jahren entstanden ist, ist grundsätzlich für die Nutzung gesperrt. Für Archivgut mit personenbezogenen Daten läuft die Schutzfrist bis 10 Jahre nach dem Tod des oder der Betroffenen.

Bei Unterlagen, die Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, gelten besondere Fristen. Teilweise greift das Archivgesetz des Landes, teilweise die Schutzfristenregelung des Bundesarchivgesetzes oder andere bundesrechtliche Regelungen. Auch bei der Recherche in verborgenen Beständen oder Verzeichnungen sind unter Umständen Schutzfristen zu beachten. Archivgut, das noch Schutzfristen unterliegt, ist in Arcinsys mit einem roten Schloss gekennzeichnet.

Im Einzelfall ist eine Verkürzung von Schutzfristen möglich. Sie erlaubt es, das geschützte Archivgut auch vor Ablauf der Fristen zu nutzen. Die Verkürzung müssen Sie beim zuständigen Archiv beantragen. Wird die Schutzfristenverkürzung genehmigt, können Sie das Archivgut – meist unter bestimmten Auflagen, wie z. B. der Verpflichtung zur Anonymisierung einzelner persönlicher Daten – einsehen.

Eine Zusammenfassung der folgenden Seiten und des Schutzfristverkürzungsantrags für Hessen sowie Arcinsys Niedersachsen mit Bremen können Sie hier herunterladen:
Arcinsys Hessen: Kurzanleitung Schutzfristverkürzungsantrag Hessen
Arcinsys Niedersachsen und Bremen: Kurzanleitung Schutzfristverkürzungsantrag Niedersachsen/Bremen

Bild: Listenansicht mit gesperrten Verzeichungen

Screenshot einer Listenansicht mit gesperrten Verzeichnungen in Arcinsys. Links befindet sich der Navigationsbaum mit der Klassifikation eines Bestandes. Ein Gliederungspunkt ist markiert. Rechts werden die Verzeichnungen, die diesem Gliederungspunkt zugeordnet sind, in einer Tabelle angezeigt. Die Tabelle hat folgende Spalten: Typ, Signatur, Bezeichnung, Laufzeit, Info, Sortiermerkmal, Aktion. Bei Verzeichnungen, die noch Schutzfristen unterliegen, ist in der Spalte 'Info' ein rotes Schloss eingeblendet.