Fragen zur Entwicklung

Umsetzung

Wie werden die beteiligten Archive (staatliche, kommunale und andere Archive) in die Entwicklung einbezogen? Wie werden die Anforderungswünsche vor dem Hintergrund berücksichtigt, dass die jeweiligen Landesarchive und nicht die Entwicklungsabteilung Ansprechpartner der Kommunalarchive u. a. sind? (24.04.2026)

Grundsätzlich liegt die fachlich-technische Verantwortung für den Entwicklungsprozess (wie auch bisher) bei den drei Entwicklungspartnern. Der fachliche Input kommt daher primär aus den Fachabteilungen des Niedersächsischen Landesarchivs, des Landesarchivs Schleswig-Holstein sowie des Hessischen Landesarchivs. Eine institutionalisierte Einbindung der zahlreichen Verbundarchive ist nicht vorgesehen. Wir sind allerdings für alle sinnvollen Hinweise, Featurewünsche, Kritikpunkte etc. sehr dankbar und werden sie im Rahmen des Planungsprozesses berücksichtigen. Erste Anlaufstelle hierfür sind die drei Funktionspostfächer der Entwicklungspartner. (Stand: 11.05.2026)

Welche Erschließungsinformationen sehen externe Nutzerinnen und Nutzer in Phase 1 und 2, wenn sie über das neue System Bestellungen machen möchte? Wird es zeitliche Schnitte geben, oder werden die frei zugänglichen Erschließungsinformationen tagesaktuell recherchierbar sein? (24.04.2026)

Die Phasen 1 und 2 der Entwicklung von Arcinsys.Neu umfassen das Modul für die anonyme Nutzung (Phase 1) sowie das „vollständige“ Nutzungsmodul, das auch eine authentifizierte Nutzung erlaubt (Phase 2). Sofern keine gravierenden Sicherheitsprobleme auftreten, kann während der Phasen 1 und 2 Arcinsys.Alt wie gewohnt weiter genutzt werden, und mit der Produktivsetzung der neuen Nutzungsmodule stehen hier ebenfalls alle Nutzungsfunktionen zur Verfügung. (Stand: 11.05.2026)

Ab welchem Zeitpunkt muss man die Erschließung unterbrechen, weil die Altdaten migriert werden? Ab wann kann man die Erschließung im neuen Arcinsys vornehmen? (24.04.2026)

Da die Erschließungsfunktion von Arcinsys.Neu erst kurz vor Abschluss des Gesamtprojekts produktiv gesetzt werden wird, kann das Erschließungsmodul von Arcinsys.Alt in den kommenden Jahren ohne Einschränkungen genutzt werden. Über die Planung der Datenmigration und die bei ihrer Umsetzung zu erwartenden Einschränkungen werden wir rechtzeitig informieren; kurzfristig steht hier aber nichts an.(Stand: 11.05.2026)

Gibt es etwas, das an Arcinsys angeschlossene Kommunalarchive im Unterschied zu den nutzenden Landesarchiven bezüglich der Arcinsys-Umstellung vorbereiten bzw. in die Wege leiten müssen? (24.04.2026)

Für den Zugriff auf die Anwendung im Intranet für eine Übergangszeit (Betrieb nach Abschluss Phase 2, im Notfall nach Phase 1) muss den externen Archiven der gesonderte Zugang zur Anwendung im Landesintranet ermöglicht werden. Die Voraussetzungen hierfür sind pro IT-Infrastruktur in den Bundesländern Hessen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein unterschiedlich und werden bei gesonderten Terminen der Bundesländer vorgestellt werden. Ansonsten sind keine Unterschiede zu den Landesarchiven für die Arcinsys-Umstellung vorhanden. (Stand: 11.05.2026)

Notfallplanung

Was geschieht, wenn während der Entwicklung von Arcinsys.Neu ein gravierendes Sicherheitsproblem auftritt? (24.04.2026)

Sollte ein gravierendes Sicherheitsproblem auftreten, das wir nicht kurzfristig beheben können, so ergeben sich die folgenden Szenarien:

• Vor Abschluss der Phase 1 (Szenario 1): Ein Zugriff auf Arcinsys für externe Nutzerinnen und Nutzer über (offenes) Internet ist (vorübergehend) nicht mehr möglich. Der Betrieb von Arcinsys wird in diesem Fall ins jeweilige Intranet des Landesarchivs verlegt. Gemäß der jeweiligen Notfallplanungen erhalten die angeschlossenen Archive einen authentifizierten Zugang zum Intranet und können Arcinsys weiter nutzen. Externe Nutzerinnen und Nutzer sind daher in diesem Fall auf eine Nutzung im Lesesaal angewiesen oder, sofern vorhanden, auf einen landesspezifischen Workaround. Hierzu kann das betreibende Landesarchiv nähere Auskünfte geben.
• Nach Abschluss der Phase 1, aber vor Abschluss von Phase 2 (Szenario 2): In diesem Fall wäre das anonyme Nutzungsmodul von Arcinsys.Neu per Internet erreichbar: Eine anonyme Recherche öffentlicher Erschließungsdaten ist ebenso möglich wie das Aufrufen öffentlicher Digitalisate. Bestellung und Antragstellung sind dagegen nur über den Zugang zu Arcinsys.Alt möglich, und zwar unter den Bedingungen von Szenario 1.

Für Arcinsys.Neu wird mit Phase 1 eine neue Datenbank aufgebaut, bis zur Fertigstellung von Phase 3 gibt es also zwei Datenbanken (Arcinsys.Alt und Arcinsys.Neu). In Phase 1 und 2 findet ein automatischer Austausch von Daten in den beiden Datenbanken statt, um z.B. Erschließungsdaten, die noch in Arcinsys.Alt erstellt werden, im neuen Nutzungsmodul zu aktualisieren. (Stand: 11.05.2026)

Wie wahrscheinlich ist es, dass Arcinsys für externe Nutzerinnen und Nutzer über ein öffentliches Internet nicht mehr nutzbar ist (Eintritt von Szenario 1)? (24.04.2026)

Die für den Betrieb von Arcinsys zuständigen IT-Dienstleister der Landesarchive führen ein engmaschiges Monitoring aktueller Sicherheitsprobleme von IT-Infrastruktur, Anwendungen und Programmkomponenten durch und informieren über notwendige Updates und evtl. darüberhinausgehende erforderliche Sicherheitsmaßnahmen. Zudem wird Arcinsys in regelmäßigen Abständen einem professionellen Penetrationstest und der Evaluation seines IT-Sicherheitskonzepts unterzogen. Diese Informationen sind die Grundlage für die Einschätzung der Betriebssicherheit des Systems und der Veranlassung von Sicherheitsupdates und weiteren Maßnahmen. Naturgemäß ist es kaum möglich, die Eintrittswahrscheinlichkeit eines kritischen Sicherheitsvorfalls konkret zu benennen. Aktuell schätzen wir die Gefahr eines solchen Notfalls nicht als sehr hoch ein, zumindest nicht höher als bislang. Allerdings sehen wir die Gefahr, dass dieses Risiko mittelfristig steigen wird, da Arcinsys.Alt einige Programmkomponenten und -strukturen enthält, die sich nur noch mit großem Aufwand warten und aktualisieren lassen. Dies ist einer der Hauptgründe dafür, Arcinsys in den kommenden Jahren eine komplett neue technische Basis zu geben und den Betrieb des Altsystems bis dahin soweit wie möglich abzusichern.(Stand: 11.05.2026)

Funktionen

Welche Funktionen von Arcinsys.Alt sollen übernommen werden? (24.04.2026)

Der Funktionsumfang von Arcinsys.Alt soll erhalten bleiben. Arcinsys.Neu wird weiterhin die Bereiche Erschließung, Antragstellung und -genehmigung, Bestellung, Übernahme (Anbietende Stellen und Bewertungstermine) und Zugänge sowie die Magazinverwaltung umfassen. Alle Daten, die hier bereits archivseitig gepflegt werden, sollen in Arcinsys.Neu übernommen werden. Einzelne Funktionen werden sicherlich moderner umgesetzt werden, oder auch an anderer Stelle angesiedelt werden. Es werden gegebenenfalls auch einzelne neue Funktionen hinzukommen oder bislang separierte Funktionen stärker zusammengefasst.
Nutzerdaten (Registrierung, Antragstellung, erfolgte Bestellungen) können sehr wahrscheinlich nicht in das neue Nutzungsmodul übernommen werden, dies ist u.a. datenschutzrechtlich schwierig. Mit Start des neuen Nutzungsmoduls müssen sich Nutzerinnen und Nutzer daher voraussichtlich neu registrieren und ggf. ihre Anträge neu stellen. (Stand: 11.05.2026)

Wird es neue Formulare für die Erschließung geben? (24.04.2026)

Eine Erweiterung oder Änderung der bisherigen Formulare (Beschreibungsmodelle und -felder) ist bisher nicht geplant. Zentrales Ziel ist es zunächst, die Anwendung programmtechnisch zu konsolidieren und für die unterschiedlichen Erschließungstraditionen in den beteiligten Bundesländern konfigurierbar zu machen.
Es ist nicht geplant, in allen drei Bundesländern zukünftig die gleichen Formulare für die Erschließung zu verwenden und diese zu vereinheitlichen. Angesichts der über 23 Millionen Verzeichnungen in Arcinsys.Alt, die in unterschiedlichen Formularen gepflegt wurden, wäre eine solche Vereinheitlichung auch nur schwer möglich. Trotzdem sollen auch die bisherigen Erschließungsformulare nochmals auf den Prüfstand gestellt werden.
Inwieweit dann Ergänzungen oder Änderungen für bisher fehlende Bedarfe direkt mit Start von Arcinsys.Neu umgesetzt werden, können wir aktuell noch nicht sagen. Arcinsys.Neu soll aber so gestaltet sein, dass Änderungen und Erweiterungen in den Formularen grundsätzlich leichter vorgenommen werden können. (Stand: 11.05.2026)

Wird es die Funktion eines transparenten Rechtemanagements für audiovisuelle Unterlagen geben? (24.04.2026)

Die Frage der Verwaltung von rechtebewehrten Objekten (v.a. auf Grundlage von archivischen Schutzfristen, Datenschutz, Urheberrecht) ist in der Tat zentral und soll verbessert werden, auch im Hinblick auf eine zukünftige Bereitstellung über einen digitalen Lesesaal. Dieser Bereich ist auch für das Ziel einer stärkeren Compliance-Orientierung sehr wichtig. Wie genau die Umsetzung aussehen wird, ist jedoch noch offen.(Stand: 11.05.2026)

Ist eine SRU-Schnittstelle zur gezielten Suche und Übernahme von Normdaten aus der GND geplant? (24.04.2026)

Die Integration von Normdaten (GND, aber auch weitere wie z.B. Geonames) werden wir in der Entwicklung von Arcinsys.Neu berücksichtigen. Neben der Recherche und Übernahme einzelner Daten werden dabei auch stärker automatisierte Verfahren in den Blick genommen werden. Die Planungen hierzu müssen allerdings fachlich wie technisch noch konkretisiert werden.(Stand: 11.05.2026)

Ist es angedacht, in Arcinsys.Neu auch die Suchfunktion insofern zu verbessern, dass neben der Recht- auch eine Linkstrunkierung (also *schule) möglich sein wird? (24.04.2026)

Die Überarbeitung der fachlichen Anforderungen für die Suchfunktionen läuft derzeit. Wir nehmen den Hinweis gerne auf. (Stand: 11.05.2026)

Sind Änderungen in Bezug auf Barrierefreiheit geplant? (24.04.2026)

Konkrete Einzelplanungen hierzu gibt es noch nicht. Allerdings gehört die Umsetzung aller relevanten Vorgaben der Barrierefreiheit zu den erklärten Grundanforderungen der Entwicklung von Arcinsys.Neu, die von Anfang an im Entwicklungsprozess berücksichtigt werden müssen. (Stand: 11.05.2026)

KI-Einsatz

Inwiefern sollen KI-Tools integriert werden? Wäre das vor allem auf der Seite der Archive bei der Verzeichnung etc. oder für externe Nutzerinnen und Nutzer? (24.04.2026)

Die Integration von KI-Funktionalitäten wird ein wichtiger Bestandteil der funktionalen Erweiterungen von Arcinsys.Neu sein. Die Planungen hierzu müssen allerdings noch konkretisiert werden. Heute bereits abzusehen dürfte eine Unterstützung der Suchfunktion, eine automatisierte (Tiefen-)Erschließung sowie die semantische Anreicherung von Verzeichnungsinformationen sein. Allerdings liegt der Fokus des aktuellen Entwicklungsprojekts vor allem auf der Erneuerung der technischen Basis von Arcinsys. Welche KI-Funktionen in welchem Umfang bereits zeitnah berücksichtigt werden können, ist daher offen und hängt auch von den zur Verfügung stehenden Entwicklungsressourcen ab. Grundsätzlich wird Arcinsys.Neu jedoch so konzipiert, dass eine Einbindung entsprechender Funktionalitäten auch nachträglich von der Systemarchitektur so gut wie möglich unterstützt wird. (Stand: 11.05.2026)

Kosten und Gebühren

Werden sich die Kosten und Gebühren verändern? (24.04.2026)

Eine Anpassung der Kosten und Gebühren für die Arcinsys-Nutzung ist aktuell nicht geplant. (Stand: 11.05.2026)